Każda firma w naszym kraju musi wybrać i stosować określony system prowadzenia rachunkowości — przy użyciu księgi przychodów i rozchodów (KPiR) lub za pomocą ksiąg rachunkowych. Przedsiębiorcy, którzy dobrowolnie lub obowiązkowo zmieniają sposobów rozliczania, muszą przeprowadzić kilka czynności, które pozwolą im prowadzić wybraną ewidencję księgową zgodnie z prawem.
Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?
Chociaż prowadzenie ksiąg rachunkowych jest zadaniem nieco bardziej wymagającym niż KPiR, to jednak wiąże się z wieloma korzyściami, jak np. szeroki wgląd na sytuację finansową firmy. To podstawowy powód, dla którego niektórzy przedsiębiorcy dobrowolnie podejmują decyzję o przejściu na pełną księgowość. W takim przypadku trzeba poinformować o zmianie systemu rozliczania urząd skarbowy (pisemnie).
Są jednak sytuacje, gdy firmy są zobowiązane prawnie do prowadzenia pełnej księgowości. Obowiązek ten dotyczy m.in. spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz podmiotów, których wspólnikiem jest osoba prawna (np. spółki z o.o.). Księgi rachunkowe prowadzić muszą firmy, których przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów czy operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniósł co najmniej równowartość w złotych 2 mln euro. W przypadku przekroczenia tego limitu firma “automatycznie” zobowiązana jest do przejścia na księgi rachunkowe. Nie trzeba wówczas informować urzędu skarbowego o wprowadzeniu zmian w sposobie rozliczania.
Przejście z KPiR na księgi rachunkowe krok po kroku
- Ustalenie miejsca prowadzenia ksiąg. W pierwszej kolejności należy określić, gdzie będą prowadzone księgi rachunkowe. Miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych może być siedziba firmy (jeśli księgowością zajmuje się wewnętrzny dział księgowych), ale zadanie to można powierzyć też podmiotowi zewnętrznemu. Jeśli prowadzeniem ksiąg będzie zajmować się biuro rachunkowe (czyli poza siedzibą firmy), należy powiadomić o tym fakcie właściwy urząd skarbowy. Trzeba to zrobić w ciągu 15 dni od dnia wydania ksiąg.
- Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeśli przejście z KPiR na księgi rachunkowe podyktowane jest przekroczeniem limitów, pełną rachunkowość wdraża się wraz z początkiem kolejnego roku. Wraz z tą zmianą trzeba zamknąć księgi przychodów i rozchodów. Należy więc m.in. podsumować wszystkie kolumny księgi oraz przeprowadzić pełną inwentaryzację. W ten sposób można ustalić wynik z prowadzonej działalności.
- Otwieranie ksiąg rachunkowych. Przede wszystkim należy pamiętać, że zgodnie z prawem księgi rachunkowe otwieramy do 15. dnia nowego roku obrotowego. Konieczne będzie złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-1 lub NIP-2. W ramach otwierania ksiąg rachunkowych trzeba będzie wykonać szereg czynności, które są niezbędne w przypadku prowadzenia pełnej księgowości. Trzeba wykonać inwentaryzację majątku przedsiębiorstwa oraz źródeł finansowania, przygotować dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, sporządzić bilans otwarcia na podstawie zatwierdzonego inwentarza itp. Dopiero na tej podstawie możemy otworzyć księgi rachunkowe, dokonując w nich pierwszych wpisów.
Profesjonalna pomoc biura rachunkowego
Zmiana formy rozliczenia nie musi wcale oznaczać kłopotów, jednak trzeba przygotować się na to, że trzeba będzie dopełnić kilku niezbędnych czynności wynikających z przepisów prawa. W takich przypadkach warto skorzystać z profesjonalnej pomocybiura rachunkowego. EPSILON Księgowość i Inwestycje specjalizuje się w kompleksowej obsłudze księgowej przedsiębiorstw, zapewniając wsparcie również na etapie zmiany formy rozliczania. Służymy nie tylko fachowym doradztwem, ale przede wszystkim podejmujemy się wszelkich czynności, jakie są niezbędne do zmiany sposobu prowadzenia ewidencji księgowej.